醫院文件列印量增加，導致收益減少

來自 CynergisTek 的研究顯示，一般有著 1500 個床位的醫院，每月文件印刷量超過 800 萬頁，平均每張文件印刷成本為 4 美分，這樣加一加，每年成本高達 380 萬美元。這甚至還沒有將印刷設備和維護的費用考慮進來。進入電子健康記錄時代，醫院的文件列印數量反而增加，照理來說不應該這樣，但事實卻好正是如此。

「我們一直在觀察醫療機構，」CynergisTek 管理印刷服務執行副總裁 Sean Hughes表示，「隨著電子健康記錄的出現，我們期望列印文件頁數會因此減少，但實際情況剛好相反。即使實施 EHR，我們卻要處理更多與工作流程脫節的資料，並且需要更多的紙張文件來應付那些沒有效率的流程。」
資料顯示，醫院 60％ 的文件列印來自 EHR 系統。要醫院限制其 EHR 使用不大可行，醫院通常不會考慮列印方面的成本。比如說，設備的真正購置成本在大部分情況下根本無法確切被計算。技術支援是另一項無法計算的成本，並且儲存文件或絞碎文件也是耗費成本的項目。「這些成本要加總在一起，才能真正了解每頁文件的成本，」Hughes 說。

想像一下，你的部門以 200 美元租賃一台影印機。複印一頁文件要付一分半美元，人們很容易誤以為這就是一頁文件的成本。實際上，真正的成本是 200 美元加上一分半美元。每月 800 萬頁，一年 9600 萬頁，平均每頁文件的成本為 4 到 5 美分，用簡單的數學就可以算出這成本高達數百萬美元。

Hughes 表示，醫院最缺乏的是讓效率步入正軌的列印補救計劃。大多數人只將目光集中在某一部分，比如說只看到複印文件數量，而忽略其他部分，如彩色複印與黑白影印。

藉由觀察過往採購數量，組織部門可以計算出未來的使用率，但很少會全盤考量所有內容。對此 Hughes 的建議是：減少文件列印數量。不要只是根據過往使用量來估算每台設備的最低價格點，而是要想「數量可以降到多少？」若對於列印的依賴程度降至最低，便可以使環境最佳化。

解決列印問題的第一步，是清點列印環境的所有元件並分配費用，包括影印機、傳真機及耗材，以至於支援服務和文件儲存等等。這樣可以全面了解總體擁有成本，進而計算出每一頁文件的成本總和。

接下來，CynergisTek 建議由 IT、保全、供應鏈、財務和營運，及任何其他相關部門的代表，組成一個委員會。此委員會的重點應該是計算每頁文件的綜合成本、減少整理列印數量、減少列印設備的數量及其使用、簡化發票並排除零碎不完整的程序管理。

最後，透過會計方法提供可行性數據。例如，有 76％ 使用一般 EHR 平台的組織持續列印紙本同意書，而非使用 eSignature 電子簽名應用程式。有 10％ 的醫院列印的文件多半來自於傳真，而將自動傳真解決方案引入醫療組織是一件輕而易舉的事。

甚至，減少影印機及印表機的數量也可以提高效率。Hughes 表示，大多數醫療組織的設備使用率大約只有 35％，在某些情況下，甚至只有 11％ 到 15％ 的印表機被使用。

由微觀角度而言，任何一個人都能影響改變。我們可以運用組織的財務和支援層面來推動變革，調整組織基準以符合衡量指標。許多醫療組織正一點一滴地開始嘗試，他們意識到自己必須做出改變。